Die Bedeutung von Qualitätsmanagement für die Entwicklung von Kiron

Als junges, dynamisches Start-Up, das mit der Mission gegründet wurde, Geflüchteten Zugang zur Hochschulbildung zu erleichtern, hat Kiron in den vergangenen eineinhalb Jahren ein starkes Wachstum an Mitarbeitenden und Partnern erlebt. Dies stellt Kiron vor die Herausforderung, Arbeitsprozesse zu entwickeln und zu verstetigen, die neuen Mitarbeitenden eine schnelle Einarbeitung und Orientierung in ihren Aufgabenfeldern ermöglicht, die Kontinuität in der Zusammenarbeit mit Partnern garantieren und die gleichzeitig agil genug bleiben, um sich an die Entwicklungen in einem sehr dynamischen Feld anzupassen. Darüber hinaus helfen verschriftlichte und sichtbare Prozesse und Regelungen dem Unternehmen bei der Sicherung des Wissens: Während in kleinen Unternehmen Wissenstransfer auf der zwischenmenschlichen Ebene noch leichter stattfinden kann, verlangt ein Unternehmen mit mehr als 70 Mitarbeitenden in drei Ländern nach gesicherten Prozessen und verschriftlichten Wissen.

Auch die Zusammenarbeit mit Partnerhochschulen stellt einen wichtigen Impuls für die Entwicklung eines QM-Systems dar: Das akademische Modell Kirons basiert sehr stark auf der Zusammenarbeit zwischen Kiron und seinen Partnerhochschulen. Durch etablierte Prozesse und durch einen regelmäßigen Austausch mit den Hochschulpartnern, beispielsweise durch gemeinsame Workshops und Äquivalenzanalysen, können Kirons Angebote in einer Weise konstant weiterentwickelt werden, die nicht nur den Bedürfnissen der Hochschulen entsprechen, sondern auch langfristig sicherstellen, dass Kirons Studierenden ein gleitender Übergang von der online-Studienphase in die Präsenzphase an Hochschulen gelingen kann. Diese Partnerschaften basieren stark auf dem wachsenden Vertrauen zwischen Kiron und den Hochschulen: Durch ein etabliertes Qualitätsmanagement kann Kiron daran arbeiten, dieses Vertrauen durch Transparenz und durch externe Qualitätssicherung zu steigern.

Die externe Qualitätssicherung der Angebote Kirons stellt darüber hinaus noch aufgrund eines weiteren Aspekts eine wichtige Entwicklungslinie dar: Da Kiron ein Studienangebot schaffen will, das dem Qualitätsniveau von Hochschulen entspricht um Anrechnung und Übergänge zu erleichtern, arbeitet Kiron im Rahmen der Richtlinien des Europäischen Hochschulraums, die für Hochschulen definiert wurden, beispielsweise den Standards und Leitlinien für die Qualitätssicherung im Europäischen Hochschulraum (ESG 2015). Die Etablierung externer Qualitätssicherung stellt dabei eine wichtige Forderung dar, bietet sie doch der Institution objektives und neutrales Feedback zur eigenen Arbeit und dadurch Ansätze zur konstanten Verbesserung.

Analyse und Identifizierung von Zertifizierungsmöglichkeiten

Aufgrund dieser Bedeutung hat Kiron bereits 2016 beschlossen, die Entwicklung des Qualitätsmanagements voranzutreiben und eine Analyse und Auswertung verschiedener Zertifizierungsmöglichkeiten bereits frühzeitig durchzuführen. Diese Maßnahme war im Rahmen des vom BMBF geförderten INTEGRAL2-Projekts eigentlich erst zu einem späteren Zeitpunkt vorgesehen. Durch diese Analyse konnten drei Möglichkeiten identifiziert werden, auf die sich Kiron seit Beginn 2017 konzentriert:

  1. Durch eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 soll das allgemeine Qualitätsmanagement des Unternehmens entwickelt und zertifiziert werden.
  2. In Kombination dazu soll eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 29990 vorgenommen werden, die die allgemeinen Prinzipien des Qualitätsmanagements noch stärker auf den Bereich der Lerndienstleistung bezieht. Beide Zertifizierungen entsprechen internationalen Standards und somit können die entwickelten Maßnahmen und Prozesse in einem späteren Schritt auch den internationalen Büros als Grundlage für eigene Zertifizierungen dienen, zudem sind sie offen genug gehalten, um sich auch als Start-Up daran orientieren zu können.
  3. Die Akkreditierungsagentur ACQUIN bietet Möglichkeiten an, Weiterbildungsstudiengänge zu zertifizieren, um ihre Vergleichbarkeit mit Hochschulstudiengängen in Hinblick auf die vermittelten Kompetenzen und der Einordnung in den Deutschen Qualifikationsrahmen für lebenslanges Lernen zu prüfen (Acquin, 2015). Eine solche Zertifizierung für die von Kiron entwickelten Studiengänge würde also die Äquivalenzprüfung der Partnerhochschulen erleichtern und das Vertrauen in Kirons Studiengänge verbessern.

Unter Begleitung und Beratung durch Arne Welsch, Geschäftsführer des Instituts für Lerndienstleistungen der FH Lübeck, wurde im Januar 2017 der IST-Zustand des Qualitätsmanagements bei Kiron erhoben und eine Zeitplanung für die Zertifizierung nach ISO-Normen entwickelt: Ein erstes Ziel war die Durchführung eines kollegialen Feedbackverfahrens unter Auditierung durch Arne Welsch und Thore Dabels, das am 29.03.2017 durchgeführt wurde und die durch die Förderung der Bertelsmann-Stiftung ermöglicht werden konnte.

Resultate des kollegialen Feedbackverfahrens

Am 29.03.2017 fand ein Treffen in den Büroräumen Kirons statt, bei dem die bereits etablierten Prozesse und Qualitätssicherungsmaßnahmen diskutiert und auch Arbeitsplatzbegehungen simuliert wurden. Durch diese Maßnahme konnten nicht nur Unsicherheiten von Kiron-Mitarbeitenden gegenüber eines Auditverfahrens abgebaut werden, sondern auch Verbesserungspotenziale identifiziert werden, die zukünftig fokussiert werden sollen.

Der Fokus Kirons, Zusammenarbeit, Kommunikation und Transparenz als Grundpfeiler der akademischen Qualitätssicherung zu definieren, wurde als sehr positiv herausgearbeitet und stellt gerade in der Scharnierfunktion Kirons einen wichtigen Gelingensfaktor dar. Auch der Einbezug vieler Review-Schleifen und die Grundlegung des PDCA-Prinzips in der Weiterentwicklung der Prozesse wurde positiv hervorgehoben. Beide Auditoren haben darüber hinaus die Begeisterung und Motivation der Mitarbeitenden im Betrieb besonders stark hervorgehoben und gelobt; dieser Faktor wird auch von Kiron immer wieder selbst als wichtiges Element der Zusammenarbeit gesehen, weshalb das Unternehmen im Jahr 2016 eigene Unternehmenswerte in Bezug auf die Zusammenarbeit definiert hatte (die sogenannten “Kironista Principles”).

Dennoch haben sich durch das simulierte Audit auch weitere Entwicklungspotenziale herauskristallisiert, an denen Kiron noch verstärkt arbeiten muss, um sicheres Qualitätsmanagement betreiben zu können. Gerade in der Dokumentation und Verschriftlichung der Prozesse und Regelungen zeigt sich das junge Alter des Unternehmens – während vieles zwar in unterschiedlicher Form verschriftlicht und notiert vorliegt, muss noch ein einheitliches Rahmensystem geschaffen werden, in das diese Regelungen eingebettet werden können, auf das alle Mitarbeitenden zugreifen können und das alle Elemente des Wissens und des Qualitätsmanagementsystems abbildet.

Fazit und Ausblick

Das kollegiale Feedbackverfahren war eine gute Chance, Möglichkeiten zur Verbesserung des Unternehmens aufzuzeigen und sich als Organisation weiterzuentwickeln. Es hat auch gezeigt, wie wichtig und positiv externe Qualitätssicherung für die Entwicklung eines Unternehmens sein können: Durch das Feedback wurden Verbesserungspotenziale erkannt, die aus einer internen Perspektive oft übersehen wurden. Darüber hinaus konnten durch die Simulation von Arbeitsplatzbegehungen und Mitarbeitergesprächen die Erwartungen der Mitarbeiter an ein Auditverfahren besser gesteuert werden.

Kiron plant, durch die Förderung der Bertelsmann-Stiftung ein ähnliches Verfahren für die dritte Zertifizierungsoption – die Zertifizierung der Studiengänge – noch 2017 exemplarisch an einem Beispiel umzusetzen.